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深圳供电局物资simple平台上线试运行

信息来源:深圳供电局  发布时间2016-12-16

  近年来,伴随电网规模的持续扩大、物资供应总量的迅速增加使得物资信息呈现爆炸式增长。原有的物资管理手段逐渐显现出其局限性:短时间内对物资信息和管理问题难以实时、高效、准确的收集、监测、分析、评价、预警,不利于物资管理人员快速准确地响应和决策。

  如何提升物资供应工作效率成为了深圳供电局物资人员的心头大事。早在2015年1月,该局就在网公司的统筹下试点建立物资simple监控平台,其目标是通过供应链全过程可视化、管理信息化、管理效率最大化,从而实现物资供应全过程的规范、高效、透明。近日,该局物资管理simple平台开始上线试运行。

  唤醒沉睡的数据,提高供应链管理水平

  “招标失败?你和我开国际玩笑呢?”

  这是深圳供电局物资部履约品控科专责宋鑫磊给记者举的一个真实例子。A部门需要某设备,提出物资需求申请。申请了之后,物资部门采购过程不可控,而A部门也没有人再跟进物资的情况,等到约定到货时间的时候,产品还没有生产。

  这就是缺乏有效监控的最大弊端。“一体化资产系统倾向于业务流程操作,整体供应链的信息流、实物流、资金流可视化程度不高,对物资供应全过程分析、应急物资监控、指标监控等仍然需要手工进行统计分析,影响工作效率,也无法很好地支撑管理层决策。”该局物资部履约品控科副科长曾伟东告诉记者,“随着物资供应数量激增,纯人工的物资管理模式已不再适应当前规模化、精细化的工作要求。”

  “我们利用simple监控平台,抓取资产系统的关键数据并进行整合,对物资规模、项目物资、库存物资金支付进度和存在的问题等进行监控。”宋鑫磊告诉记者,“项目从提出物资需求申请开始,就采用红黄绿灯进行可视化提醒和监控。”

  进入simple平台,记者点击物资供应整体规模模块, 可以清晰地看到物资供应过程关键节点对应的物资总金额、预付款、入卖方成品库款、到货款、质保金的支付金额等;项目物资模块,包括了项目物资申报需求数量、签订合同份数、到货金额等业务规模情况;而库存物资资金支付模块,则包含了按照物资用途分类的仓库库存统计、仓库数量及布点,储备物资一级仓采购补仓、急救包移库补货的规模情况,对各级仓库的储备物资领用规模、进度以及总体的储备供应服务水平监控。

  每个项目物资的实物供应和资金付款进度也一目了然,其中实物进度分为“需、整、购、签、排、造、运、到、验、入”十个环节,覆盖了从物资需求上报到物资产成入库的所有关键节点,而资金流“预、入、到、质”四个环节与采购合同支付关键点逐一对应。

  “就像在淘宝下单购买一件商品,你可以实时掌握商品何时生产、何时发货、已经到达什么地方等,你也可以随时知道自己的支付账户还有多少钱、花了多少钱、买过什么东西。” 宋鑫磊说,“不同的是,我们物资供应已完成的节点会显示绿灯、即将超期未完成的显示黄灯,而超期的显示红灯。”据悉,该系统还能对项目物资供应进度预警、资金支付进度预警、储备领用供应预警,在监控过程中,准确找出问题的根源,有利于问题及时处理和业务不断地改进提升。

  此外,simple平台还能对物资从“主题-统计项-维度分析-明细数据”四个层级、“月份、项目类型、金额区间、统签统付”四个维度进行分析。例如“月份”维度里,你可以看到,柱状图展示的每个月物资金额、合同份数等的变化趋势,简洁明了,供工作人员参考决策。

  不用“传话筒”也能高效沟通

  “电话一拿一挂,邮件一收一发,嗷,一天就过去了!”这几乎是过去物资战线招标、合约、履约、品控各专业工作人员的最大困惑,“要沟通的人、要打的电话、要收发的邮件实在太多了!”据统计,深圳供电局物资部履约管理人员曾经一天接收和拨打近100多个电话、收发近百封邮件。

  物资部是物资需求部门和厂家沟通的桥梁、传话筒,对内接收几十个部门的物资需求申请,对外与1000多家供应商紧密联系。每一条物资需求,从需求申请发出到产成到货,需要沟通的业务节点至少十几个。理想状态下,如果每个节点4个电话/邮件可以解决,那一条物资需求的供应过程至少需要打几十个电话,目前深圳供电局的年均物资总需求数约13000多条。

  又如文章开头举的例子,过去物资需求部门填报完需求申请后,就不清楚后续情况了,直至约定到货时间才掌握物资供应情况。需求部门在采购过程中,可能偶尔会打电话询问物资供应进度,物资部的同事则需要马上放下手中的活,翻遍“海量邮件、表格”才能找到相应的情况并作反馈,个中的不确定性和反复沟通需要耗费的时间精力不言而喻。

  simple平台上线后,每个项目物资的供应节点都有红绿灯提示,并且可以查询到需求部门、供应商等各方负责人的联系方式,可以直接点对点找到人。如此一来可以省去了物资部门这个“传话筒”,节省了大量人力和时间;二是信息沟通更加准确充分,避免了传递中的信息失真;更重要的是,各方都能安排好工作,各环节紧密衔接,减少了中间真空等待时间。

  “其实每个节点都有很多不确定因素需要多方沟通,大至什么时候签约,小到厂家几时开发票报销,要沟通的细节真的数不清,而且同一个事可能需要反复沟通多次。” 宋鑫磊说,“现在梳理清楚了,节点明确,进度清晰,有具体的相关方责任人,再也不用绕了大半个地球去找人问事了。”

  心中有数,抢修不慌

  “simple平台上线后,以后遇到大型抢修或台风等突发事件时,应急指挥人员只要登录平台就可以第一时间了解有什么库存物资,每一项物资供应都有监控,大大提高了抢修的速度,为应急指挥提供强力支持,真正做到袋中有粮,心里不慌。”

  对物资盘子进行大数据挖掘,为管理层决策提供支撑,也提高日常工作的效率。simple平台自动对需求管理、采购与供应商、履约与品控、仓储与配送、逆向物流等五大业务指标进行综合绩效统计,让各级管理人员全面、实时地掌握物资供应进度和供应服务水平。

  过去手工统计物资管理绩效指标,工作量大、频度高、不精准。随着simple平台的上线,不仅大大提升指标统计的效率,“表哥”们得到解脱,而且统计数据能够实时掌握,为公司决策提供有力支撑。

  据悉,后续深圳局还将在网公司物资部的统筹规划下建设物资采购供应监控中心,并开发simple平台的移动端系统。监控中心将对物资供应信息进行统筹精细化管理,对物资进行统一调配,而移动端则供公司各级管理人员、物资部门、需求部门、供应商、施工单位随时随地监控、查询物资情况,并按照需要进行信息订阅;订阅后,系统自动根据物资供应进度,及时推送消息提醒相关订阅人员,促进相关业务环节及时开展业务。  (朱婷婷)

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